Como manter uma boa produtividade em um ano cheio de “FERIADOS”?

*por Kiane Dornelles

Como manter uma boa produtividade em um ano cheio de “FERIADOS”?

O ano de 2017 pode impactar na produtividade da maioria das empresas, pois será um ano marcado por muitos feriados, em que quase todos caem em dias úteis.

De fato, para muitas pessoas isto é muito bom, pois elas aproveitarão o tempo para descansar, viajar e estar com a família e amigos. Mas para outras, principalmente aos empresários, estes feriados podem atrapalhar e muito no desempenho das atividades, porque serão dias perdidos.

Geralmente nestes dias que antecedem feriados, para conseguir deixar tudo em dia e dar conta das atividades, o trabalho se torna dobrado, e algumas empresas fazem horas extras, para compensar as horas perdidas.

O problema é que trabalhar dobrado causa gastos financeiros com as horas extras, energia elétrica, entre outros gastos relacionados à produção e principalmente causa desgastes físicos e psicológicos, pois quando a pessoa trabalha mais, ela cansa e não consegue desenvolver sua atividade com qualidade.

A primeira opção seria conversar com o cliente para aumentar o prazo de entrega, em função dos dias que não haverá expediente. Porém estes feriados já deveriam estar no seu cronograma, muito antes de fechar o contrato com o cliente. O planejamento é essencial em qualquer negócio, pois na maioria dos casos o cliente também já se planejou para receber produto ou serviço na data acordada, então é necessário se organizar e entregar a ele o solicitado.

Existe um cálculo que os profissionais utilizam para saber a produtividade da realização de uma tarefa e a partir deste cálculo é possível definir o que fazer para melhorar o processo.

Índice de produtividade (P) = S (produto ou serviço entregue) / E (recursos utilizados)

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EXEMPLO – Tempo médio de atendimento por cliente

Índice de Produtividade = Número de clientes atendidos / Horas trabalhadas no período

Se a empresa atende 300 pessoas em 200h por mês, qual sua produtividade?

P¹ = 300 /200

P¹ = 1,5 atendimento hora

E quantos atendimentos a empresa realizará, se horas trabalhadas diminuírem para 184h por mês?

S = 1,5 x 184

S = 276 atendimentos por mês

Olhando os resultados, a empresa terá uma perda de 24 atendimentos. Mas será que é possível melhorar esta situação e continuar atendendo as 300 pessoas? Neste exemplo podemos diminuir o tempo de cada atendimento para agilizar o processo, e não precisar de mais pessoas, nem de horas extras para executar a tarefa. Então, a nova produtividade será:

P² = 300/184 = 1,63 atendimento hora

Este foi apenas um breve exemplo, mas é possível utilizar este método para descobrir o índice da sua produtividade e buscar formas para melhorar o desempenho das atividades.

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Confira algumas dicas para se organizar, deixar tudo em dia e aproveitar estes feriados:

• Monte um cronograma das atividades a serem desempenhadas;
• Estipule prazos e metas a serem cumpridas;
• Defina prioridades;
• Se possuir mais pessoas envolvidas na atividade, divida tarefas;
• Em meio as atividade, tenha momentos de pausa para relaxar.

Este texto foi escrito Kiane Dornelles, assistente administrativa da BENCKE ARQUITETURA E CONSTRUÇÕES, estudante de Administração de Empresas.